تحليل العمل

**وزير السلطان** · 02-01-2010, 05:22 PM

يمكن تعريف تحليل العمل كما يلي:
- التجميع المنظم لبيانات أساسية تتعلق بالواجبات التي تكون عملا ما والمتطلبات العقلية والاجتماعية والبدنية والمسئولية التي يجب توافرها في الموظف لكي يؤدي الواجبات بنجاح .
تحليل الوظائف يتناول بشقيه (
وصف الوظيفية ، ومواصفات شاغرها)ا

1. وصف الوظيفة
اسم الوظيفة
مكانتها في التنظيم
تعريف عام للوظيفة
الواجبات التفصيلية
الالات والمعدات والأدوات المستخدمة
المواد والنماذج المستخدمة
الإشراف الواقع على الوظيفة والإشراف الذي يمارسه شاغل الوظيفة على الاخرين
ظروف العمل
خاطره

2. المواصفات المطلوبة في شاغلها
التعليم
الخبرة
التدريب
المهارة والدقة اللازمة
السمات الشخصية
المجهود البدني.
الاستعدادات والقدرات
الميول المهنية

يعتبر تحليل الوظائف بمثابة الركيزة الأساسية التي تعتمد عليها إدارة الأفراد في الممارسة السلمية لمختلف وظائفها الأساسية ويتضح ذلك من الاستخدامات الاتية:

(1) تخطيط القوى العاملة .. فوجود نظام متكامل لتحليل الوظائف يساعد في التحديد السليم لعدد ونوعيات الوظائف المطلوبة لتحقيق الأهداف الحالية والمتوقعة وما هي الشروط والمؤهلات المطلوبة لشغل تلك الوظائف حتى يمكن اتخاذ التدابير اللازمة بتوفير الاحتياجات من قوة العمل سواء من داخل المنظمة أو من خارجها.

(2) الاختيار والتعيين.. إن عملية الاختيار تستهدف انتقاء أفضل العناصر لشغل الوظائف الشاغرة بالمنظمة، وحتى يتحقق ذلك فان الأمر يتطلب مقارنة مؤهلات ومهارات وقدرات وميول الشخص المتقدم بالشروط الموجودة في كشوف تحليل الوظائف حتى يمكن الحكم بشكل سليم على مدى صلاحيته لشغل الوظيفة. فعنوان أو اسم الوظيفة وحده لا يكفي عند الحكم على مدى صلاحية المتقدم ولابد من المعلومات التفصيلية التي تتضمنها كشوف التحليل.

(3)وضع هيكل عادل للأجور.. يتطلب وضع نظام عادل للأجور داخل المنظمة تحديد القيمة النسبية لكل وظيفة بالمقارنة مع الوظائف الأخرى من خلال ما يسمى بتقويم الوظائف، وحتى تتم عملية التقويم بشكل سليم فلابد من وزن كل العناصر المتعلقة بكل وظيفة (الواجبات، المسئوليات، ظروف العمل، المؤهلات، الخبرة، القدرات والاستعدادات اللازمة، الجهد البدني والعقلي.. الخ). وبالطبع فأن كشوف تحليل الوظائف هي المصدر الأساسي لكل تلك المعلومات التفصيلية.

(4) التدريب والتنمية .. فسواء كان الأمر بالنسبة للموظفين الجدد أو القدامى أو الهيئة الإدارية فان كشوف تحليل الوظائف توفر المعلومات التي يمكن الاعتماد عليها في تحديد المجالات أو الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء ما تسفر عنه نتائج الاختبارات والمقابلات للموظفين الجدد، وفي ضوء ما تسفر عنه نتائج تقارير الأداء وخطط تنمية المسار ا لمهني بالنسبة للموظفين القدامى حيث تكشف هذه المصادر عن نواحي الاحتياجات التي ينبغي أن يلبيها التدريب.

(5) تنمية المسار المهني ..ينبغي أن تكون الفرص الوظيفية المتاحة داخل المنظمة والتي يستطيع الأفراد من خلالها إشباع طموحاتهم الوظيفية مقترنة بوجود كشف تحليل لكل فرصة من تلك الفرص يوضح الشروط والمؤهلات المطلوبة لأنه في ضوء ذلك يستطيع الفرد أن يخطط مساره المهني على أساس سليم.

(6) تقويم الأداء .. فالبيانات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف يمكن في ضوئها وضع معايير دقيقة للأداء تستطيع الإدارة من خلال مقارنتها بالأداء الفعلي الحكم على مستوى أداء الأفراد في العمل.

(7) إعادة تصميم العمل ..توفير كشوف تحليل الوظائف المعلومات الأساسية التي يمكن الاعتماد عليها في إعادة تصميم العمل لتحقيق بعض الأغراض مثل تحسين وتطوير طرق وأساليب العمل.

(8) النقل والترقية .. فالمعلومات التي توفرها كشوف تحليل الوظائف تساعد الى حد كبير في تحديد مدى صلاحية من هو مطلوب نقلهم أو ترقيتهم لوظائف معينة.

(9) وضع برامج السلامة والأمن .. تبين كشوف تحليل الوظائف الظروف الطبيعية لأداء العمل، والمخاطر والأضرار التي يمكن أن يتعرض لها الأفراد أثناء الأداء ( كالحرارة العالية والضوضاء والرطوبة والأتربة .. الخ). ويمكن الاستفادة بتلك المعلومات في وضع البرامج المناسبة للسلامة والأمن بالشكل الذي يقلل من اثار تلك الأضرار على العنصر البشري بقدر المستطاع.

**وزير السلطان** · 02-01-2010, 05:23 PM

جمع المعلومات للتحليل
بالرغم من تعدد الطرق التي يمكن استخدامها في جمع المعلومات لتحليل الوظائف الا أنه من أكثر الطرق شيوعا من الناحية العملية هى :

الملاحظة، والاستقصاء، والمفكرة اليومية، والمقابلة.

طريقة الملاحظة: بالرغم من أنها شائعة الاستخدام في دراسات الحركة والزمن إلا أنها لأغراض تحليل الوظائف لا تمكن من الحصول على معلومات كافية ودقيقة دون الاستعانة بأساليب مساعدة كالمقابلة والاستقصاء.
وبوجه عام فان طريقة الملاحظة تعتبر من أكثر الطرق ملاءمة في حالة الوظائف البسيطة التي تتضمن أعمال متكررة، كما أنها تفيد أيضا في حالة الوظائف الأخرى للحصول على معلومات دقيقة عن الأحوال الواقعية لظروف العمل وطبيعة الالات والمعدات المستخدمة والمخاطر التي يتعرض لها القائم بالوظيفة.

أما طريقة الاستقصاء فتستخدم عادة حينما يتم الاستعانة بخبراء من خارج المنظمة لاتمام برنامج تحليل وتقويم الوظائف حيث تساعد هذه الطريقة علي انجاز أكبر قدر من العمل في فترة وجيزة نسبيا بالمقارنة مع الطرق الأخرى.

أما الطريقة الثالثة فهي طريقة المفكرة اليومية وهي ملائمة بالنسبة لوظائف الأجر الثابت أي التي لا تعمل بالساعة. وفقا لهذه الطريقة يطلب من الموظف الاحتفاظ بمفكرة يسجل فيها بصورة تفصيلية الأعمال الرئيسية التي يقوم بها يوميا وقت بداية ونهاية كل عمل وما قد يستخدمه في إنجاز هذا العمل من أدوات أو مهارات وما يحتاجه من اتصالات وما شبه ذلك. ويمكن إذا طبقت هذه الطريقة بعناية أن تمكنه من الحصول على معلومات دقيقة لأنها تقوم على أساس تسجيل الأحداث والتصرفات فور وقوعها ولا تعتمد على الذاكرة كما في حالة الاستقصاء أو المقابلة.
ولكن بسبب ما تلقيه من أعباء إضافية على الموظف فوق واجباته اليومية مما قد يدفعه الى الإهمال في التسجيل فإنها نادرا ما تستخدم عمليا.

أما الطريقة الرابعة والتي تعتبر من أكثر الطرق استخداما لأغراض جمع المعلومات لتحليل الوظائف فهي طريقة المقابلة. وفي هذه الطريقة لا يتم مقابلة جميع شاغلي الوظائف بل يتم اختيار واحد أو أثنين من شاغلي كل وظيفة ويقوم المحلل بمقابلتهم للحصول على المعلومات المطلوبة. ونظرا لأن هذه الطريقة عادة ما تستخدم بمفردها دون الاستعانة بطرق أخرى في جمع المعلومات لتحليل الوظائف فإن هناك بعض الإرشادات التي ينبغي أن يتسلح بها القائم بالمقابلة لضمان الحصول على معلومات أكثر دقة ومن أهم هذه الإرشادات ما يأتي:

(1) ينبغي أن يفهم العاملين الهدف من برنامج تحليل الوظائف والفوائد التي ستعود عليه وعلى المنظمة من ا لبرنامج، وبالطبع يستطيع الرئيس المباشر أن يقوم بدور هام في هذا المجال.

(2) مهما كانت ضالة الوظيفة فإنها تشكل جانبا هاما ن حياة الموظف، وهذا يتطلب من المحلل أن يشعر الموظف بأهمية ما يقوم به من عمل حتى يستطيع أن يحصل منه على ما يريد من معلومات.

(3) أن الفرد هو أكثر الناس معرفة بعمله، ودور المحلل فقط هو استخلاص المعلومات المطلوبة من القائم بالعمل وتنظيمها بالشكل الذي يساعد على الاستفادة منها.
وهذا يعني أن المحلل ينبغي عليه إلا يشعر الموظف بأنه أكثر منه إلماما بالعمل أن ذلك مخالف للحقيقة.

(4) يجب على الخبير أن يحاول التحدث الى الموظفين والمشرفين بنفس لغتهم في العمل وهذا يتطلب أن يكون ملما بعض الشيء بمصطلحات المهنة لأن ذلك يسهل مهمة الاتصال بين الطرفين.

(5) يجب أن يشعر الموظف بأن الهدف من التحليل هو الوصول الى توصيف واقعي للوظيفة والمواصفات التي ينبغي توافرها في شاغلها وليس وصفا للشخص الذي شغل الوظيفة حاليا.

(6) التيقن من مدى صدق المعلومات. فالمعلومات التي تم جمعها من موظف معين ينبغي مراجعتها بواسطة رئيسه ومطابقتها على البيانات التي تم الحصول عليها من أشخاص اخرين يشغلون نفس الوظيفة.

محتويات كشوف التحليل:
بالرغم من أن كمية ونوعية المعلومات التي تتضمنها كشوف التحليل وطريقة تنظيمها وعرضها تتوقف على الغرض الذي أعد من أجله البرنامج الا انه نظرا لأن معظم المنظمات تعد كشوف التحليل لخدمة مختلف أغراض إدارة الأفراد من تعيين، وترقية، وتدريب، ونقل، وتنمية المسار المهني، وضع برامج الأجور .. الخ. فانها تتضمن عادة مجموعتين من المعلومات.

المجموعة الأولى: بيانات وصف الوظيفة والتي تشمل:

(1) أسم الوظيفة وموقعها التنظيمي .. وهنا ينبغي ملاحظة أن الأمر قد يتطلب نوعا من التنميط بالنسبة لمسميات الوظائف.

(2) تعريف عام للوظيفة .. والهدف منه إعطاء القاريء وصفا سريعا للوظيفة في عدد من العبارات والجمل المختصرة.

(3) واجبات الوظيفة .. ويتضمن ذلك إعطاء صورة تفصيلية عن واجبات الوظيفة مصنفة في مجموعات من حيث درجة تكرار حدوثها ونسبة الوقت المستغرق في كل منها.

(4) المسئوليات .. ويتضمن ذلك تحديدا لنوع المسئوليات التي تقع على شاغل الوظيفة وطبيعتها ونتائج الإهمال المترتبة عليها (مسئولة عن أجهزة ومعدات والات، مسئولية عن وثائق ونماذج ودفاتر وسجلات، مسئولية عن أموال، مسئولية عن مواد ومهمات، مسئولية عن عمل الاخرين، مسئولية عن سلامة وأمن الاخرين، مسئولية عن سرية المعلومات.

(5) الالات والأدوات والمعدات ا لتي يستعين بها الفرد في أداء عمله من حيث أنواعها ونسبة الوقت المستخدم فيها.

(6) المواد الخام أو السلع التي يستخدمها في أداء عمله.

(7) الإشراف الواقع على الوظيفة (شكل الإشراف الذي يمارسه الرئيس، درجة الحرية الممنوحة للفرد من رئيسه في العمل، كيف يراجع رئيسه عمله) والإشراف الذي يمارسه شاغل الوظيفة على عمل الاخرين من حيث عددهم وطبيعة أعمالهم ونوع الإشراف الذي يمارسه عليهم.

(8) علاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى في المنظمة ويتضمن ذلك تأثير الوظيفة على الوظائف الأخرى والاتصالات والغرض منها.

(9) أحوال وظروف العمل وتشمل الأحوال البيئية مثل (البرودة، والحرارة، والرطوبة، والضوضاء، والأتربة، والاهتزازات .. الخ).

(10) مخاطر الوظيفة .. وتشمل المخاطر والأضرار التي يمكن أن يتعرض لها شاغل الوظيفة مثل التعرض للكسور، والجروح، التسمم، الاضرار بالبصر، أضرار بالسمع، التعرض لأشياء متحركة، إمكانية الإصابة ببعض الأمراض المهنية .. الخ.

**وزير السلطان** · 02-01-2010, 05:24 PM

المجموعة الثانية: بيانات بالمواصفات والشروط اللازمة لشغل الوظيفة:
في ضوء ما تسفر عنه معلومات وصف الوظيفة يمكن تحديد المواصفات والشروط التي ينبغي توافرها في شاغل هذه الوظيفة من النواحي الاتية:

(1) التعليم والتدريب .. ويشمل مستوى التعليم المطلوب، والتدريب والخبرات السابقة.

(2) السمات الشخصية التي تتطلبها الوظيفة: مثل ضبط النفس، السيطرة، الخضوع، الانضباط، الاتزان النفسي، الانطواء، الذكاء الاجتماعي، الموضوعية، العلاقات العامة، تحمل المسئولية .. الخ.

(3) الاستعدادات والقدرات التي تتطلبها الوظيفة.

(4) النشاط البدني الذي يتطلبه العمل (المواصفات الجسمانية).

(5) الميولات المهنية التي تتطلبها الوظيفة.

لضمان نجاح برنامج تحليل الوظائف ينبغي مراعاة النواحي التالية:

أولا: المراجعة الدورية للنظام وتحديثه.. فوصف الوظيفة ومن ثم المواصفات والشروط المطلوبة في شاغلها تتأثر بمجموعة من القوى الداخلية والخارجية كالظروف التنظيمية، وموقع العمل، والأساليب الفنية للعمل والإنتاج، وموقع العمل، والأساليب الفنية للعمل والإنتاج، وأي تغير في تلك الظروف لابد أن ينعكس أثره على واجبات الوظيفة ومسئولياتها واشتراطاتها هذا يعني ان نظام تحليل الوظائف حتى لا يكون مضللا ويعبر دائما عن الواقع ويمكن الاستفادة منه على وجه سليم فلابد أن يعاد النظر فيه بصورة دورية لتحديثه وفقا لما قد يستجد من الظروف والعوامل المؤثرة.

ثانيا: ملاءمة مسميات الوظائف .. فاسم الوظيفة ينبغي أولا أن يميزها بدقة عن غيرها من الوظائف وبعكس بوضوح ا لمتطلبات الأساسية لشغلها فكلمة «مدير» فقط لا تمكن م التمييز بين مختلف المستويات الإدارية وقد يتطلب الأمر إضافة عنوان فرعي مثل «مدير عام» أو «مدير تنفيذي» أو «مشرف»، وكذلك قد لا تكفي تسمية «سائق» وإنما لابد من عنوان أكثر تحديدا مثل «سائق لوري» أو «سائق سيارة ركوب» أو ما شابه ذلك.
كذلك ينبغي أن يساير أسم الوظيفة ا لتطورات في اللغة الناتجة عن التغير في بعض الاتجاهات الاجتماعية والقانونية، وعلى سبيل المثال هناك بعض مسميات الوظائف التي تعكس تحيزا ضد النساء مثل «رجال البيع» وظيفة «كاتب» ورجل الإعلان وما شبه ذلك.
كل هذه التسميات ينبغي تغييرها لتساير تغير الاتجاهات الاجتماعية ضد احتكار الرجل لمعظم الوظائف.
ونظرا لان اسم الوظيفة له بعض دلالات المكانه فينبغي عدم استخدام المسميات التي تحقر من قيمة العمل مثل خادم وزبال وبواب ويمكن استخدام بدلا منها عامل، عامل نظافة وحارس.

ثالثا: أن وصف الوظيفة ينبغي استهلاله بملخص مختصر يعطي للقاريء صورة عامة عن طبيعة الوظيفة وكيف والى أي مدى تختلف تلك الوظيفة عن باقي الوظائف الأخرى بالمنظمة.

رابعا: أن وصف الوظيفة ينبغي أن يتميز بخاصيتي الشمول والاختصار ففي الوقت الذي ينبغي أن يعطي فيه وصف الوظيفة صورة كافية وشاملة ومتكاملة عن مختلف جوانب الوظيفة إلا أن ذلك لا يعني الدخول في تفاصيل دقيقة ربما لا تفيد في شيء. فليس ن الضروري أن تسجل كل التفاصيل بل ينبغي التركيز على النواحي الرئيسية سواء التي تتم بشكل روتيني معتاد أو تتم من وقت لاخر أو بشكل عرضي وبوجه عام فان التركيز ينبغي ان يكون على النواحي التي تميز الوظيفة عن غيرها من الوظائف.

وهالموقع بإذن الله راح يفيدك بشكل أكبر ومفصل....يسعدك ربي

http://www.hrp-kw.com/mouwaredMB.asp?cr_id=82&inf_g=29

تحليل العمل

تحليل العمل

تعليق

تعليق

تعليق

google Ad Widget